Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari
Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.
Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah
isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan,
kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada
Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah
untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di
Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk
list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima
surat”(Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada
tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya
tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).
Untuk membuat surat undangan dengan beberapa
penerima yg berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima
undangan, Microsoft Office Word 2007 telah memudahkan hal tersebut dengan
fasilitas mail merge. Anda cuma perlu membuat dokumen sekali yang kemudian Anda
gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu Mailings àStart
Mail Merge à Step by Step Mail Merge.
Kemudian akan tampak halaman document seperti di bawah,
pilih type document yang akan digunakan, setelah memilih klik link next
:starting document yang berada di pojok kanan.
Karena sebelumnya document sudah terbuka maka
pilihlah use the current document
·
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih
penerima surat.
·
Untuk memilih penerima surat Microsoft Office Word 2007 menyediakan 3
pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an
existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts
maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena
disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a
new list dan klik Create.
·
Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field
yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
·
Hapus semua field-field yang berada di menu field names kecuali
field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.
·
Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol
add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.
·
Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik
tombol Ok untuk menyimpan Address List ini
kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik
tombolSave.
Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus
dipersiapkan, yaitu:
- Document
Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan
- Data
Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data
source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari
file Excel.
Walaupun data yang akan dimasukkan (no. b) bisa dibuat
belakangan, namun saya menganjurkan data ini dibuat terlebih dahulu. Saya
contohkan seperti gambar di bawah ini dalam MS Excel 2003.
Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan,
sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya
contohkan seperti di bawah ini di MS Word 2003.
Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data-data Nomor,
Nama, Jabatan, dan Alamat dari Data Source ke dalam Document Template, sehingga
kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu.
Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah
berikut dari MS Word 2003.
- Pilih
menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge.
- Anda
masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela
untuk memilih tipe dokumen. Di sini Anda bisa menggunakan
"Letters". Klik "Next: Starting document".
- Pada
Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan.
Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current
document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau
membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di
sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa
undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".
- Di
Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita
akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah
"Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang
sudah dibuat sebelumnya.
- Akan
keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita
membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of
data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama
dari data adalah judul kolom.
- Selanjutnya
akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang
akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris
mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak
terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini
misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl. Kaca. Sedangkan kolom adalah No.,
Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1,
2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk
penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika
sudah.
- Masih
di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a
different list", atau klik "Edit recipient list" untuk
memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next:
Write your letter".
- Di
Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri
pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari
suatu kolom adalah "More items".
- Akan
keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan
"Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada
dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu
field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah field-field
yang Anda inginkan.
- Jika
Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol
"Cancel" dahulu, tentukan lokasinya, klik "More items"
lagi, dan masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik
"Next: Preview your letters".
- Perhatikan
pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi
data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol
<< dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain.
Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik "Next"
Complete the merge".
Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data
yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri
(Edit Individual Letters).
·
Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima
undangan yg dibuat, klik tombol OK.
·
Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat
dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.
·
Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimatKepada
Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert
Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke
dalam dokumen dengan menekan tombol insert.
·
Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua
surat yang telah tersusun dengan field data.
·
Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah
selesaiklik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.
·
Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan
sesuai yg kita inginkan.
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari
Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.
Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah
isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan,
kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat atau
dokumen utama terlebih dahulu, kemudian untuk memulai membuat Mail Marge
buka menu Tools >> Leters and Mailings, setelah itu
muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya
adalah :
- Pilih Leters pada
pilihan type document
- Lalu
klik Step yang ada di bagian bawah : Starting Document
- Pilih Use
The Current Document
- Lalu
klik Next Step yaitu : Select Recipients
- Pada
Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk
tabel yang terdiri dari nama yang dituju dan alamat surat dll, sebagai
contoh: hal itu dilakukan dengan menekan Browse. Catatan : data
dapat berbentuk Excel, word ataupun access.
- Setelah
database masuk kita pilih kembali pada Step Write to Letter
- Selanjutnya
pilih More Item akan muncul jendela berisi judul dari
File data tersebut
- Pilihlah
sesuai dengan apa yang ingin kita butuhkan, contoh : kita akan mengisikan
alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan lalu tekan OK
- Hasil
pada surat atau dokumen akan terlihat << alamat surat
>> lalu Next Preview your Letter pada Step
akan tampak data-datanya
- Untuk
berpindah ke data selanjutnya cukup menekan pada daerah Preview
Your Letter dengan tombol panah kanan dan kiri
- Untuk
recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
- Untuk
mengakhiri tekan Step Complete
No comments:
Post a Comment