"MANAJEMEN PROYEK DAN RESIKO"
PENDAHULUAN
Bukan sekedar pilihan melainkan suatu keharusan,
mengapa demikian? Hal ini berarti pekerjaan - pekerjaan tertentu akan lebih
efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan
sebagai pekerjaan biasa. Maka sangatlah penting untuk memhami betul tentang
arti dari sebuah manajemen proyek, seperti halnya pada proyek cipularang yang
menhubungkan Jakarta dan Bandung yang di lakukan dengan menggunakan cara
pekerjaan yang tentunya berbeda dengan pengelolaan pekerjaan regular pada
umumnya. Begitu pula pemerintah Indonesia dalam membangun kembali kota Aceh
yang hancur akibat bencana alam, Pemerintah pun menugaskan tim khusus untuk
menangani perencaan pembangunan tersebut. Kedua contoh ini merupakan upaya perencanaan dan
pelaksanaan yang sungguh – sungguh dan dalam waktu tertentu.
DEFINISI
PROYEK
Mengapa contoh diatas dinamankan sebuah proyek
sedangkan kegiatan manusia sehari – hari seperti menanam pagi, berolah raga,
berpergian dan lainnya tidak di sebut begitu? Apa arti dari proyek yang
sesungguhnya?
Proyek itu di definisikan sebagai sebuah aktifitas
yang saling terkait untuk mencapai hasil tertentu dengan periode atau target
waktu tertentu. Sebuah proyek memiliki karakteristik tertentu yaitu :
-
Sementara yang berarti setiap proyek
memiliki jadwal yang jelas kapan harus dimulai dan kapan selesainya.
-
Unik yang artinya setiap proyek memiliki
hasil dari suatu produk.
-
Progresife yang artinya proyek itu
memiliki hubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dan unik.
Karakteristik diatas
membedakan aktifitas suatu proyek terhadap aktifitas rutin
operasional.
DEFINISI MANAJEMEN
PROYEK
Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan
(knowledges), keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam
akti fitas aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan - kebutuhan proyek (PMBOK,
2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan pr
oses manajeman pr oyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan
controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Dalam
pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala - kendala yang sifatnya
saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project constraint yaitu
lingkup pekerjaan
(scope), waktu dan biaya.
Untuk situasi sekarang, perusahaan perlu juga
menjaga agar pencapaian yang diperoleh dalam pelaksanaan proyek tetap menjaga hubungan
baik dengan pelanggan (customer relation). Di sini juga bisa dikemukakan bahwa
dalam pelaksanaan proyek ada tawar-menawar (trade off) antara berbagai
pembatas. Jika kualitas hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekuansi
kenaikan biaya dan waktu. Sebaliknya, jika biaya ditekan agar lebih murah
dengan waktu pelaksanaan tetap sama, maka konsekuensinya, kualitas bisa turun.
MENGAPA
MANAJEMEN PROYEK
Kita telah mengetahui bahwa proyek memiliki
karakteristik tertentu, yang tentunya dari setiap hal berbeda. Banyak hal yang
menjadi perbedaan, mengenai waktu, sumber daya, tingkat komplektifitasnya, dll.
Tapi jika dalam penerapanya benar, maka akan mendatangkan keuntungan dari segi
waktu, biaya dan perencanaannya di bandingkan dengan menggunakan regular.
MACAM - MACAM PROYEK
Menurut dari jenisnya, macam – macam proyek terbagi dalam
:
-
Proyek Konstruksi yaitu proyek membangun
atau membuat berupa produk fisik.
-
Proyek Penelitian yaitu penemuan,
penelitian, dari suatu hal yang sudah ada.
-
Proyek yang berhubungan di bidang jasa,
yang telah kita ketahui banyak macamnya.
TIMBULNYA IDE PROYEK
Mungkin dari kita tidak pernah memikirkan hal ini, tiba –
tiba kita mendapat mencerahan ide yang cemerlang. Ulasan berikut adalah
beberapa ide timbulnya sebuah proyek.
-
Dari klien langsung ke Konsultan
-
Karna ada tawaran dana
-
Lewat proses lelang
-
Dari dalam perusahaan sendiri
-
Melalui penawaran
KEBERHASILAN
MANAJEMEN PROYEK
Manajemen
Proyek dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan
memenuhi syarat berikut :
-
Dalam waktu yang dial okasikan
-
Dalam biaya yang dianggarkan
-
Pada performansi atau spesifikasi yang
ditentukan
-
Diterima costumer
-
Dengan perubahan lingkup pekerjaan
minimum yang disetujui
-
Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama
organisasi
-
Tanpa merubah budaya (positif)
perusahaan
DRIVING FORCE TIMBULNYA
MANAJEMEN PROYEK
Driving
force dalam hal ini adalah hal - hal yang memicu atau mendorong sehingga
manajemen proyek muncul dan diperlukan. Yang masuk dalam driving force ini
antara lain :
-
Proyek Kapital yaitu di mana organisasi
menangani proyek – proyek yang butuh banyak modal dalam waktu yang sama. Dalam
situasi seperti itu diperlukan manajemen proyek.
-
Harapan customer yaitu perusahaan yang
menjual produk dan jasa termasuk instalasi kepada klien, mereka harus
mempraktikkan manajemen proyek yang baik.
-
Kompetitifness yaitu da situasi di mana
kompetitifness menjadi driving force yang berarti adanya proyek internal dan proyek
eksternal.
-
Pemahaman Eksekutif, Hal ini menjadi
driving force di dalam organisasi yang mempunyai struktur organisasi
tradisional yang melakukan pekerjaan rutin, aktivitas berulang.
-
Pengembangan produk baru, hal ini
terutama cocok untuk organisasiatau perusahaan yang banyak berinvestasi di
bidang R & D.
UKURAN
PROYEK
Biasanya
sukses atau tidaknya berdasarkan tinjauan ukuran proyek tersebut, ada beberapa
hal untuk mengetahui ukuran proyek tersebut, yaitu :
-
Jumlah kegiatan
-
Besarnya biaya
-
Jumlah tenaga kerja
-
Waktu yang diperlukan
Sedangkan komplektifitasnya dapat di
ketahui dengan :
-
Jumlah kegiatan dan hubungan antar
kegiatan
-
Jenis dan jumlah hubungan antar
kelompok/organisasi dalam proyek
-
Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok
di dalam organisasi dan pihak luar
-
Tingkat kesulitan
PANDANGAN TERHADAP
MANAJEMEN PROYEK
Ada beberapa cara pandangan terhadap manajemen
proyek, baik itu pandangan lama atau pandangan baru. Hal tersebut sudah di
sajikan dalam table di bawah ini.
STACKHOLDER
PROYEK
Pengertian Stackholder proyek yaitu pihak atau individu atau juga
organisasi yang terlibat dalam suatu proyek, baik negative maupun positive
proyek tersebut. Pihak yang di maksudkan adalah sebagai berikut :
-
Manajer proyek, individu yang ber
tanggung jawab atas manajemen suatu proyek
-
Pelaksana proyek, organisasi yang
pegawainya paling terlibat secara langsung dalam pengerjaan proyek
-
Costumer atau user, pihak individu
maupun organisasi yang akan menggunakan hasil dari proyek
-
Anggota tim proyek, tim yang
melaksanakan pekerjaan proyek
"SIKLUS HIDUP PROYEK"
PENDAHULUAN
Pada penjelasan yang sudah kita
bahas diatas, muncul pertanyaan mengapa
manajemen proyek diadakan/diperlukan. Proyek atau produk pasti akan mengikuti
tahap – tahap tertentu dalam perkembangannya. Hampir dari pekembangan produk,
semua orang setuju akan adanya tahap –
tahap yang di lalui. Bahkan ada produk yang masih aktif adapula produk yang
sudah mati. Dalam siklus itu dapat di simpulkan bahwa :
-
Riset dan perkembangan
-
Pengenalan ke pasar
-
Tumbuh
-
Matang
-
Penurunan
-
Mati
Dalam siklus itu selalu berulang – ulang bagaikan
roda kehidupan, dimana adakalanya suatu produk hidup dan berkembang, ada
kalanya suatu produk mati. Maka dari itu
di perlukan manajemen proyek yang di tujukan supaya kita dapat membagi dan
mengaturnya, menginvestasikannya, dll. Tahap – tahap ini di analogikan dengan
apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk yang terbagi :
-
Tahap Konsepsi
-
Tahap Perencanaan
-
Tahap Eksekusi
-
Tahap Operasi
KONSEPSI
Dalam
konsepsi di bagi menjadi 2 yaitu Inisiasi proyek yang artinya proyek dimulai
saat ditemukannya suatu masalah dan kesempatan atau kebutuhaan oleh user.
Dengan kata lain kalau user memiliki ide. Dan kelayakan proyek yang artinya
meninvestigasikan suatu masalah pada proyek dan mendalami hal itu lebih detail.
Permintaan Proposal
Permintaan
proposal atau sering di sebut dengan Request For Proposal (RFP) di kirim kepada
pihak – pihak terkait yang di punyai perusahaan. Dalam RFP ini banyak yang di tentukan
yakni tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performasi dan batasan ongkos
serta jadwal. Tapi ada juga proposal dikirim tanpa adanya RFP, di tinjau jika
user melihat sebuah peluang dan menguntungkan kedua belah pihak, maka user akan
langsung kirim proposalnya tanpa harus menggunakan RFP.
Proposal
Proyek
Tujuan pembuatan
proposal proyek yakni untuk memudahkan sistematika dan perancangan serta
jalannya sebuah proyek. Secara ringkas dapat di simpulkan proposal proyek harus
berisi sebagai berikut :
-
Surat pengantar
-
Ringkasan eksklusif
-
Bagian teknis
-
Manfaat dan keuntungan
-
Jadwal
-
Bagian keuangan
-
Bagian legal
-
Kualifikasi manajemen
Dengan
adanya kualifi diatas sudah menunjukkan bahwa proposal tersebut sudah lengkap
dan memenuhi standart.
Pemilihan
Proposal
Hal ini menjadi sangat vital, Karen kita harus memilih/menseleksi
proposal yang akan kita buat. Syarat tersebut harus berdasarkan yang di
tetapkan oleh RFP, syarat tersebut meliputi :
-
Aspek hokum
-
Bidang pekerjaan
-
Aspek finasial
Kriteria
ini biasanya tergantung pada jenis proyeknya, dalam proyek konsultasi misalnya
mungkin setiap metodologi dan personel akan mempunyai bobot lebih di banding
kriteria lain.
Masing - masing kriteria bisa diberi bobot dan
nilai. Proposal yang mempunyai total jumlah bobot dikalikan dengan nilai dari
setiap poin penilaian akan mendapatkan prioritas utama.
TAHAP
PERENCANAAN
Penyiapan
rencana proyek secara detail dan menentukan spesifikasi proyek secara rinci.
Isi rencana proyek biasanya terdiri dari :
-
Jadwal pekerjaan
-
Anggaran dan sistem pengendalian biaya
-
Work Breakdown Structure secara rinci
-
Bagian - bagian yang berisiko tinggi dan
cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan - kemungkinan yang akan
muncul.
-
Rencana sumber daya manusia dan
pemakaian sumber daya lain.
-
Rencana pengujian hasil proyek
-
Rencana dokumentasi
-
Rencana peninjauan pekerjaan
-
Rencana pelaksanaan hasil proyek
Di samping pembuatan rencana, masuk dalam tahap ini
adalah penentuan spesifikasi produk yang dibuat dalam proyek ini. Ada dua macam
spesifikasi, kebutuhan user dan kebutuhan proyek.
TAHAP
EKSEKUSI
Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan -
pekerjaan seperti: desain, pengembangan,
pengadaan, konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis
proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi. Secara umum
proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan
eksekusi dm1 operasi, yaitu penyerahan hasil kepada user. Pada tahap ini campur
tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak di
tangan pelaksana proyek.
TAHAP OPERASI
Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai lalu
user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut, tetapi ini tergantung juga
pada jenis proyek. Jadi hanya proyek dengan hasil akhir berupa produk fisik
yang mempunyai tahap ini. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan sistem
menjadi proyek baru yang akan mengikuti siklus mulai dari awal lagi. untuk
nilai – nilai proyek di bawah nilai harga tertentu suatu instansi tidak
melakukan lelang terbuka, tetapi langsung menunjuk konsultan.
"ORGANISASI PROYEK"
PENDAHULUAN
Jika suatu perusahaan mulai
berkembang biasanya perusahaan tersebut akan memulai eksapansi, baik ekspansi
lahan perusahaan, penambahan SDM, dll. Dengan hal perusahaan berkembang pasti
banyak yang akan berubah baik kondisi lingkungan, tingkat persaingan, teknologi
dan bahkan strukurnya itu sendiri. Namun banyak cara untuk menyusun struktu
organisasi, yakni :
-
Berdasarkan produk
-
Berdasarkan lokasi
-
Berdasarkan proses
-
Berdasarkan pelanggan
-
Berdasarkan fungsi
Dalam bab ini kita akan membahas lebih lanjut
bagaimana cara mengorganisasikan sebuah proyek.
PROYEK SEBAGAI BAGIAN DARI
ORGANISASI FUNGSIONAL
Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan
fungsi - fungsi yang dilakukan bagian
yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi,
fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk
menangani pekerjaannya. Berikut adalah gambar sebuah organisasi yang
aktif.
Adanya
keuntungan menggunakan struktur diatas yaitu :
-
Adanya fleksibelitas yang tinggi dalam
penggunaan staf/karyawan.
-
Orang – orang dengan keahlian tertentu
bias di tugaskan di banyak proyek yang berbeda.
-
Sedangkan orang yang memiliki keahlian
yang berbeda di tempatkan pada suatu kelompok dengan keahliannya masing –
masing untuk memecahkan masalah.
-
Devisi fungsional bisa menjadi basis
bagi kelangsungan teknologi.
Adapun
kekurangannya yaitu :
-
Klien bukan menjadi perhatian utama/
-
Devisi fungsional cenderung berorientasi
pada aktivitas khusus..
-
Motivasi orang yang di tempatkan di
proyek cenderung lemah
Pada gambar diatas dapat di simpulkan bahwa proyek
melekat pada unit fungsional yang dipimpin oleh project expediator.
Sedangkan gambar ini menjelaskan bahwa Proyek di
pimpin oleh coordinator proyek.
ORGANISASI
PROYEK MURNI
Proyek ini adalah proyek yang terpisah dari proyek
induk, memiliki semuanya sendiri dan tidak ada keterikatan. Pimpinan dalam hal
ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya. Dari luar berupa sub
kontraktor atau supplier selama sumber daya itu tidak bersedia atau tidak bisa
dikendalikan dalam organisasi. Beberapa organisasi induk memberikan petunjuk
administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail.
Sementara yang lain memberikan kebebasan penuh dengan batasan pertanggung
jawaban akhir saja.
Kelebihan dari struktur organisasi
adalah :
-
Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggung jawab terhadap manajer proyek.
-
Jika ada proyek yang berturut – turut,
organisasi ini bisa di manfaatkan oleh para ahli
-
Cukup simple sehingga mudah di gunakan.
-
Adanya dukungan secara menyeluruh
terhadap proyek
-
Karena kewenangan terpusat, maka
keputusan lebih cepat
Kekurangan dari
struktur organisasi adalah :
-
Jika proyek sudah selesai, timbul
masalah bagaimana proyek tersebut berjalan.
-
Ketidakkonsistenan prosedur
-
Prosedur ini akan menambah banyak biaya
ORGANISASI
MATRIX
Merupakan organisasi yang menggabungkan kelebihan –
kelebihan yang dipunyai organisasi dan menghindarkan kekurangan yang ada.
Contoh organisasi proyek yang melekat pada
organisasi induk dengan struktur matriks. Dalam contoh ini, perusahaan induk
mempunyai dua proyek yang dikelola di bawah divisi otomotif, yaitu proyek A dan
proyek B.
MEMILIH
ORGANISASI PROYEK
Bagaimana suatu bentuk organisasi bisa dipilih, sulit
diterangkan bahkan oleh praktisi senior sekalipun. Pilihan sangat dipengaruhi
situasi dan kadang - kadang bersifat intuitif. Namun secara umum dapat
diberikan kriteria - kriteria yang mendasari pemilihan bentuk ini :
-
Frekuensi adanya proyek baru.
-
Berapa lama proyek berlangsung.
-
Ukuran proyek.
-
Kompleksitas hubungan.
Kriteria - kriteria lain sebagai pertimbangan
pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor
biaya dan waktu.
"TIM
PROYEK"
PENDAHULUAN
Tim proyek adalah semua personil yang tergabung
dalam organisasi pengelola proyek. Tim inti sering disebut juga dengan project
office. Project office menunjukkan dua pengertian, tempat fisik dimana tim
proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer proyek. Ada beberapa
jabatan penting dalam project office selain manajer proyek ( MP). Yang pertama
kita akan membahas mengenai manajer proyek.
MANAJER
PROYEK
Peran
Manajer Proyek
Manajer Proyek sangat penting dan menjadi sentral,
di mana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek. Peran yang dimiliki seorang MP adalah sebagai
integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen
perubahan harus menyaring , mengolah meringkas dan menyampaikan informasi untuk
memastikan bahwa semua orang
yang
punya peran dalam proyek meng etahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan
anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan
peran yang dipunyai. Manajer proyek adalah juga seorang enterpreneur yang harus
berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa
berjalan. Dia harus mampu mendapatkan orang yang terbaik dari unit fungsional
dengan melakukan negosiasi dengan para
manajer
fungsional.
Tanggung
Jawab Manajer Proyek
Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek
adalah:
1. Merencanakan
kegiatan - kegiatan dalam proyek, tugas - tugas dan hasil akhir, termasuk
pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran.
2. Mengorganisasikan,
memilih dan menempatkan orang - orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan
mengalokasikan sumber daya.
3. Memonitor
status proyek.
4. Mengidentifikasi
masalah - masalah teknis.
5. Titik
temu dari para kunstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.
6. Menyelesaikan
konflik yang terjadi dalam proyek.
7. Merekomendasikan
penghentian proyek atu pengerahan kembali sumber daya bila tujuan tidak
tercapai.
KOMPETISI
DAN ORIENTASI MANAJER PROYEK
Latar belakang yang luas juga perlu dipunyai oleh
seorang manajer proyek. Semakin tinggi perbedaan antara area fungsional, lebih
terbuka terjadinya konflik dan semakin sulit untuk menyatukan mereka. Untuk itu
manajer proyek perlu mengetahui segala sesuatu seperti bagaimana teknik mereka,
prosedur, dan kontribusinya terhadap proyek. Seorang manajer proyek juga harus
menjadi komunikator. Dia harus pandai menyampaikan sesuatu pesan sekaligus mendengarkan
orang lain bicara. Selain itu ia juga harus bekerjasama dengan orang lain serta
menerima masukan.
Otoritas
Ada
dua macam otoritas: otoritas legal dan otoritas karismatik. Yang pertama
mengacu pada hal - hal yang tertulis yang ditetapkan dalam uraian pekerjaan
(job description) seseorang. Ini berkaitan dengan pendelegasian kekuasaan,
hirarki pelaporan, dan pengendalian sumberdaya. Dalam hal ini kemampuan
mempengaruhi bisa timbul bukan karena otoritas legal yang dimiliki seseorang,
tetapi timbul karena pengetahuan dan kepribadian yang dimiliki orang - orang dengan
pengetahuan yang dimilikinya bisa mempengaruhi orang lain tanpa harus ember
perintah.
Memilih
Manajer Proyek
Ada
empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer
Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:
-
Karakteristik Personal
-
Keterampilan Perilaku
-
Keterampilan Bisnis
-
Kemampuan teknis
ANGGOTA TIM PROYEK
Dalam
sebuah proyek terdapat beberapa anggota, yang terdiri dari :
-
Project Controller yang bertugas untuk
membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi
proyek tersebut.
- Project Accountant yang bertugas
mengatur financial manajer proyek, menyiapkan estimasi biaya yang akan di
keluarkan dalam sebuah proyek. Dan mampu mengatasi masalah – masalah financial
dalam proyek.
-
Costumer Liason yang bertugas untuk
mengatasi masaah klien dan perwakilan dari klien.
- Project Koordinator bertugas sebagai
merencanakan, mengkoordinator jalannya sebuah produksi
- Manajer Lapangan bertugas mengawasi
pemasangan, pengujian, pemeliharaan sebuah proyek itu sendiri.
-
Quality Supervisor bertugas untuk
mengecek kualitas proyek tersebut apakah layak untuk konsumen atau tidak
PERAN
LAIN DI LUAR TIM PROYEK
Manager
Progam
Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk
mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan manajer
program atau direktur proyek dengan peranan sebagai berikut :
-
Mengawasi kegiatan dari seluruh proyek.
-
Memastikan bahwa proyek berjalan dengan semestinya
-
Meski dalam proyek terdapat perubahan,
tapi tetap memperhatikan target yang di tetapkan
-
Membantu dalam mengembangkan kebijakan –
kebijakan.
-
Bekerjasama dengan pemimpin yang
professional
Manajemen Proyek
Manajemen puncak bertanggung jawab untuk
mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada beberapa tugas yang
harus di kerjakannya.
-
Merencanakan dan memberikan dukungan
-
Menjabarkan tujuan – tujuan yang akan
digunakan
-
Menentukan lingkup dan batasan tanggung
jawab
"PERENCANAAN PROYEK"
PENDAHULUAN
Tingkat keberhasilan suatu proyek dapat di tinjau
dari berbagai aspek, salah satunya yaitu perencanaan yang matang dan bulat yang
bisa menghasilkan kesuksesan dan keuntungan dalam sebuah proyek itu sendiri.
Dalam bab ini akan di bahas secara dalam mengenai perencanaan dalam sebuah
proyek bagaimana proyek tersebut bisa sukses. Yang menjadi lingkup pekerjaan
selama proses perencanaan dan pengendalian proyek adalah :
-
Sebelum proyek mulai
-
Selama proyek
-
Jika ada perbedaan antara yang direncana
kan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi
biaya dan waktu bisa diperbarui.
TAHAP – TAHAP
PERENCANAAN PROYEK
Langkah
- langkah perencanaan meliputi :
-
Penentuan tujuan proyek dan
kebutuhan-kebutuhannya.
-
Pekerjaan - pekerjaan apa saja yang
diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
-
Organisasi proyek dirancang untuk
menentukan departemen
-
Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan
dibuat
-
Sebuah rencana anggaran dan sumber daya
yang dibutuhkan dipersiapkan
-
Estimasi mengenai waktu, biaya dan
performansi penyelesaian proyek.
RENCANA
PROYEK INDUK
Tujuan dalam pembuatan rencana proyek yaitu untuk
memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek,
untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa
besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang
telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi. Rencana proyek ini memiliki
beberapa point yakni :
-
Deskripsi proyek
-
Manajemen dan Organisasi
-
Bagian teknis
Pada hal diatas terdapat penjabarannya sendiri,
namun setelah point – point diatas terlaksana adakalahnya kita melakukan
langkah selanjutnya yaitu merancangkan alat – alat perencanaan. Alat – alat
tersebut terdiri dari :
-
Work Break Down Structure kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi
pekerjaan - pekerjaan kecil)
-
Matriks Tanggung Jawab bertujuan untuk
menentukan organisari proyek
-
Gantt Charts untuk menunjukkan jadwal
indifidu proyek
-
Jaringan kerja yaitu untuk
memperlihatkan ukuran kerja kapan di mulai dan kapan selesainya.
PENDEFISIAN PEKERJAAN
Tujuan proyek di artikan secara lebih operasional
untuk menentukan elemen – elemen pekerjaan secara detail. Hal itu perlu di
definisikan lebih mendalam agar mengetahui apa maksud dan tujuannya. Sebagai
contoh ada Work Breakdown Structure, yang bertujuan untuk memecahkan suatu
masalah lebih mudah dalam pembuatan jadwalnya. Seperti contoh pada gambar di bawah
ini.
MATRIKS TANGGUNG JAWAB
Pada materi ini mengenai sebuah tanggung jawab,
sebagai contoh dalam suatu proyek pihak A bertanggung jawab dalam menangani hal
A, nanti ada lagi pihak B bertanggung
jawab dalam hal B. Pertemuan kolom dan baris menunjukkan tingkat
tanggung jawab yang dimiliki orang yang bersangkutan terhadap tugas yang ada.
Dengan matriks ini lebih mudah dilihat apakah masih ada pekerjaan yang
terlewati (tanpa penanggung jawab) . Selain itu juga bisa digunakan untuk
proses pengendalian. Seperti yang ada pada gambar di bawah ini.